Tar sitt ansvar på allvar

På Lejonfastigheter i Linköping arbetar man genomtänkt med kravställan, kontroll och uppföljning i sin upphandlingar. Man följer en systematisk utvärderingsmodell och poängterar att kontrollen alltid är viktig, oavsett projektets storlek.

Vid bygget av den nya simhallen som just blivit klar, blev det uppåt 300 underentreprenörer att hålla ordning på för Lejonfastigheter.

Att ställa rätt hållbarhetskrav redan från start är grunden för en lyckad upphandling och ett bra resultat. Men lika viktigt är det att kontrollera att de avtalade kraven verkligen uppfylls under arbetets gång. Höga krav i upphandlingen, som sedan inte följs upp, bäddar för fusk och en osund konkurrens. Kanske ett upphandlat företag satsar tid, energi och pengar på att uppfylla högt ställda krav medan ett annat ger blanka tusan i vad som sägs om miljö och hållbarhet i avtalet. Sker då inga kontroller kan man fortsätta fuska. Särskilt allvarligt är det förstås när det handlar om våra gemensamma skattepengar.

De som skriver kraven är också ute i projekten

En beställare som lägger ner avsevärd tid både på kravställan och kontroll av att avtalade krav uppfylls är det fristående kommunala bolaget Lejonfastigheter i Linköping. Här är en hållbarhetsgrupp på fem personer organiserad som en enhet tillsammans med inköp och kommunikation. Man har en gemensam chef och gemensamt skapar man ett driv mot hållbarhet i kommunens upphandlingar inom bygg och fastighet.

– Vi för in hållbarhetskrav i avtalet från dag ett och har en strategi för hela upphandlingsförfarandet. Vi vet vilket mål vi har och vad vi vill uppnå, säger Anton Sedin som är enhetens KMA-specialist. De som är med och skriver kraven inför upphandlingen är också de som är ute i projekten och kontrollerar att våra avtalade krav uppfylls.

Treårigt ramavtal just klart

Lejonfastigheter har just slutit ett nytt treårigt ramavtal för golv. I området fanns en positiv konkurrens med flera duktiga golvaktörer så upphandlingen blev tuff med små marginaler. Vann gjorde till slut Prima Golv & Kakel, som är ett Auktoriserat Golvföretag, och GBR-anslutna Golvkomfort i Linköping.

Båda företagen har även tidigare haft ramavtal med det kommunala bolaget. Den tilldelningsmodell som tillämpas här är att parterna får 50 procent var av uppdragen i ekonomiskt värde, alltså inte av antalet beställningar. Vid värderingen av anbuden gällde det givetvis inte att bara lägga golv och lämna lägsta pris.

Fördel för auktoriserade

De flesta upphandlingar i det kommunala bolaget sker enligt en bestämd, systematisk utvärderingsmodell. Man genomför kvalitativa och relativt långa intervjuer med respektive anbudsföretag och ställer förutbestämda frågor inom viktiga områden som kontroll av underentreprenörer, KMA, ekonomi och kommunikation. Intervjuerna spelas in och de medarbetare från Lejonfastigheter som deltar i intervjun sätter sedan sina individuella betyg innan man går igenom formalia och tillsammans enas om vem som är bäst lämpad just för detta avtal.

Upphandlingarna har helt olika förutsättningar men kravställningen och kontrollfunktionen är lika viktig, oavsett upphandlingens storlek.

– Under det treårsavtal vi nu slutit med golventreprenörerna kommer vi kanske att behöva ha koll på ett 20-tal underentreprenörer. Vid bygget av den nya simhallen, som började projekteras 2019 och omfattar 22 000 kvadratmeter, pratar vi om uppåt 300 underentreprenörer varav många kommer från andra länder.

Lejonfastigheter använder inte Golvbranschens kvalitetsmodell Auktoriserat Golvföretag som urvalsmetod. Dock är grundtankarna kring kvalitet, hållbarhet och tredjepartsgranskning likartade. Är man auktoriserad är det generellt lättare att få ett ramavtal, eftersom ett auktoriserat golvföretag redan är kontrollerat av extern revisor och kan visa på dokumenterade rutiner inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö samt bedriver ett kontinuerligt utvecklingsarbete.

Mer kontroll sorterar ut oseriösa

Brottslighet i arbetslivet är ett enormt och snabbt accelererande problem som slår hårt mot hela samhället. Förra året öppnade på regeringens uppdrag två regionala center mot arbetslivskriminalitet där nio myndigheter samverkar för att hejda kriminaliteten. i år planeras ytterligare fem center runt om i landet. Sektorerna bygg, restaurang och transport har identifierats som de största utmaningarna.

– Som kommunal aktör hanterar vi skattebetalarnas pengar och då är den här typen av kriminalitet extra obehaglig. Vi tar hjälp av en metod som utvecklats i föreningen Rättvist Byggande. Den innebär att föra in grundläggande svensk lagstiftning i våra avtal och sedan under arbetets gång kontrollera att lagar och regler följs.

Föreningen Rättvist Byggande utvecklades först av Stockholms Stads fem fastighetsbolag men är nu en fristående förening med målet att eliminera arbetslivskriminaliteten och säkerställa sund konkurrens i byggsektorn. Grunden är att veta exakt vilka underentreprenörer som bedriver verksamhet på det aktuella bygget. Bland annat ska all personal som har tillträde till byggarbetsplatsen jobba för ett företag som följer svenska lagar och är föranmält, granskat och godkänt.

Medlemmarna, i dagsläget 26 stycken med Lejonfastigheter som enda medlem i Östergötland, har tillsammans en enorm köpkraft och har på så vis en möjlighet att påverka utvecklingen. Omsättningen är gemensamt den fjärde–femte största i Sverige.

"Vårt ansvar som beställare är att följa upp och kontrollera"

Sammanfattningsvis har hållbarhetsenheten på Lejonfastigheter en bestämd filosofi:

– Dem vi väljer att skriva ramavtal med ska hedra alla delar av kontraktet. Vårt ansvar som beställare är att följa upp och kontrollera att kraven uppfylls. Man ska inte kunna tjäna pengar på att fuska och ta genvägar, säger Anton Sedin.

– Samtidigt slår vi inte någon på fingrarna och går gärna in och stöttar där det behövs. En viktig del i vårt arbete är att bidra till en sund utveckling av bygg- och fastighetsbranschen och att hjälpa företagen att göra rätt. Det är extra viktigt när vi jobbar med skattemedel. De som gör rätt ska få fortsätta. De som fuskar ska inte få vara med.

Marie Holhammar

---

Läs också: